informations générales
Rhône
Nous recherchons un(e) secrétaire (H/F) qui assurera le secrétariat, le suivi et la gestion administrative des dossiers et des actions, participera au bon fonctionnement administratif de la région.
1°) Gestion administrative des stages (mise à disposition)
Gestion du planning des stages et des intervenants,
Gestion des inscriptions des stagiaires ; envoi des convocations des participants, relances, préparation des dossiers, réservation de salles, suivi des paiements, établissement et envoi des documents administratifs afférents (factures, attestations...) à l'aide du logiciel interne
Recherche d'animateurs,
Suivi comptable : gestion en fonction des échéances règlementaires et internes.
2°) Accueil téléphonique
gérer les appels et les demandes (stagiaires...) : réception, prise de messages, orientation vers les interlocuteurs, primo renseignements.
3°) Gestion administrative et comptable
secrétariat : réponse aux courriers/mailings, classement, archivage, gestion des plannings, suivi des échéances, saisie et mise en forme les documents. La mise à jour des tableaux de bord et des fichiers : renseigner l'activité sur l'intranet, mettre à jour le fichier des bénévoles,
préparation des dossiers de subventions, envoi et suivi des demandes,
gestion quotidienne et précise de l'outil comptable : commandes (bons de commande, factures,..), financements (subventions, conventions de partenariat ), notes de frais, gestion et suivi du matériel : inventaires, gestion de stock, parc bureautique ou véhicules,
suivi administratif des volontaires en service civique.
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Gestion du planning des stages et des intervenants,
Gestion des inscriptions des stagiaires ; envoi des convocations des participants, relances, préparation des dossiers, réservation de salles, suivi des paiements, établissement et envoi des documents administratifs afférents (factures, attestations...) à l'aide du logiciel interne
Recherche d'animateurs,
Suivi comptable : gestion en fonction des échéances règlementaires et internes.
2°) Accueil téléphonique
gérer les appels et les demandes (stagiaires...) : réception, prise de messages, orientation vers les interlocuteurs, primo renseignements.
3°) Gestion administrative et comptable
secrétariat : réponse aux courriers/mailings, classement, archivage, gestion des plannings, suivi des échéances, saisie et mise en forme les documents. La mise à jour des tableaux de bord et des fichiers : renseigner l'activité sur l'intranet, mettre à jour le fichier des bénévoles,
préparation des dossiers de subventions, envoi et suivi des demandes,
gestion quotidienne et précise de l'outil comptable : commandes (bons de commande, factures,..), financements (subventions, conventions de partenariat ), notes de frais, gestion et suivi du matériel : inventaires, gestion de stock, parc bureautique ou véhicules,
suivi administratif des volontaires en service civique.
